c) Strumenti per la conservazione dei documenti informatici degli enti vigilati

Il decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, Codice dell’amministrazione digitale, prevede all’articolo 43, comma 3, che “i documenti informatici, di cui è prevista la conservazione per legge o regolamento (…) sono conservati in modo permanente con modalità digitali”.

Il DPCM 3 dicembre 2013, Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005, fissa le regole per l’implementazione del sistema di conservazione dei documenti informatici e per il successivo svolgimento del processo di conservazione digitale. All’articolo 5, comma 2, il medesimo decreto prevede che la conservazione possa essere svolta “all’interno della struttura organizzativa del soggetto produttore dei documenti informatici da conservare” oppure “affidandola, in modo totale o parziale, ad altri soggetti, pubblici o privati che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche, anche accreditati come conservatori presso l’Agenzia per l’Italia digitale”.

A questo proposito la Provincia Autonoma di Trento ha stipulato un accordo di collaborazione con l’Istituto per i Beni Artistici, Culturali e Naturali (IBACN) della Regione Emilia-Romagna con la finalità precipua di affidare la conservazione dei propri documenti informatici al Polo Archivistico Regionale dell’Emilia Romagna (ParER), soggetto accreditato come conservatore presso l’Agenzia per l’Italia digitale.

Al citato accordo, approvato con deliberazione della Giunta provinciale n. 2219 del 15 dicembre 2014, possono aderire tutti gli enti appartenenti al sistema informativo elettronico trentino (SINET), istituito dalla legge provinciale n. 16 del 2012 quale complesso dei dati e delle informazioni che supportano le attività di tutte le pubbliche amministrazioni del Trentino e dei sistemi per la loro elaborazione, trasmissione e archiviazione.

Di seguito si forniscono gli strumenti necessari per gli adempimenti di tipo giuridico-formale e operativo relativi all’attivazione e alla gestione del processo di conservazione digitale predisposti dall’Ufficio Beni archivistici, librari e Archivio provinciale a supporto degli enti vigilati di competenza della Provincia autonoma di Trento.

Determinazioni e deliberazioni della PAT

Modulistica, facsimili e schemi di documenti